Как хедхънтърите определят подходящия кандидат?

Няколко стъпки, които предприемат хедхънтърите, за да определят подходящия кандидат, да го представят на клиента си и да им организират среща:
- представянето на няколко кандидати, подходящи за позицията, за която желае клиента, на съответните работодатели;
- бърза обратна връзка от бъдещите работодатели за това, дали одобряват кандидата или не, понеже ако обратната връзка закъснее, самият кандидат може да се откаже да преговаря с тях;
- въпросните срещи могат да се случат на живо, но също така съществуват практики в САЩ, където се използват скайп срещите, поради голямото разстояние, на което може да се намират работодателите и кандидатите.

Преди срещата хедхънтърът определя детайли:
- подготовка на клиента;
- подготовка на кандидата;
-  достатъчно време за всяка една среща, както и да започне срещата навреме;
- участници в срещата ;
- конфиденциалност;
- различно отношение; 
- пренасочване на кандидат, подходящ за друга позиция, различна от първоначално договорената.